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Fino ad ora sono stati analizzati i modi con cui si definiscono i codici gestiti dalla procedura. In questo capitolo viene descritto come «usare» la procedura in modo da ottenere dei risultati.
Il blocco principale di una procedura di contabilità integrata è sempre costituito dalla gestione della contabilità generale. Gli obblighi di legge più importanti legati a questa gestione si riassumono brevemente nella tenuta del giornale di contabilità, dei registri IVA, del partitario (le schede dei conti) e nella compilazione dell'elenco clienti e dell'elenco fornitori.
Si consideri questo esempio: «ricevuta fattura per acquisto di merci da fornitore TuttoHardware per un importo netto di 1 000,00 €, bolli per 10,00 €, IVA 20 % calcolata sul netto della merce pari a 200,00 €».
Per prima cosa, la registrazione nel giornale deve contenere anche l'indicazione precisa del fornitore con cui si opera perché esiste l'elenco dei fornitori che deve essere fatto più avanti. Inoltre, trattandosi di fattura, cioè di un documento che si è obbligati a conservare, bisogna conoscere anche il numero di protocollo per poterlo ritrovare in caso di controlli. I bolli sono esclusi dal calcolo dell'IVA secondo l'art. 15 della legge IVA.
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Ogni riga del giornale deve essere numerata progressivamente a partire dall'inizio dell'anno con il numero uno per impedire alterazioni del giornale in momenti successivi, per esempio con l'inserimento o l'eliminazione di pagine dallo stesso. |
Segue la registrazione nel giornale secondo l'esempio proposto:
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Dopo la registrazione nel giornale, diventa naturale l'aggiornamento dei mastrini, ovvero del partitario. All'interno del partitario, ogni cliente e ogni fornitore ha una propria scheda e questo sempre a causa dell'esigenza di ottenere gli elenchi dei clienti e dei fornitori.
Scheda del conto «Acquisti di merci»:
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Scheda del conto «Bolli»:
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Scheda del conto «IVA ns. credito»:
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Scheda del fornitore «Tuttohardware»:
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Trattandosi di operazione legata a IVA, si deve aggiornare anche il registro IVA relativo, che in questo caso è quello degli acquisti. Come si può vedere, deve essere indicata anche l'IVA esclusa art. 15 per l'imponibile dei bolli, cosa che non appare nel giornale e nei partitari.
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Ogni fattura da fornitore (di acquisto) deve essere rinumerata a partire dall'inizio dell'anno con il numero uno; questo è il numero di protocollo. Possono essere usate eventualmente diverse serie di numerazione (1/A, 1/B, 2/A, ecc.). |
Registro fatture di acquisto:
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Le scritture della contabilità generale vengono effettuate tramite l'inserimento della cosiddetta prima nota. Non esiste alcun modo di effettuare una scrittura (una registrazione) in contabilità generale se non tramite la prima nota. La prima nota deve contenere tutti i dati che servono per ottenere il giornale, il partitario, i registri IVA e l'elenco clienti e fornitori.
Contabilità} La gestione della contabilità generale si trova nel menù {Contabilità}.
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Contabilità}, {Gestione prima nota} Per poter effettuare la registrazione delle scritture occorre entrare nel menù {Contabilità} e attivare la funzione {Gestione prima nota} che è la prima dell'elenco.
Quindi appare il solito riquadro di accesso, questa volta con la voce {Annullamento} al posto di {Stampa}. Si comprende che non è possibile stampare da questa posizione la prima nota e inoltre che la funzione di annullamento di una scrittura è separata dalla funzione di variazione. Si deve selezionare la voce {Caricamento} per poter inserire delle scritture.
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Appare la maschera seguente con il cursore che lampeggia nel campo della data di registrazione.
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La maschera è divisa in tre parti fondamentali: l'intestazione (la riga numero uno), il corpo (righe dal numero due al numero nove) e le righe dell'IVA (da «a» a «e»).
Anche se il cursore si presenta sulla data, il primo campo è costituito dal numero di registrazione, {Numero registrazione}. Questo numero è paragonabile al numero di codice degli agenti, dei clienti, dei fornitori ecc., in pratica è il numero di riferimento della scrittura che sta per essere effettuata. Il numero di registrazione non può essere cambiato. Con questo numero è possibile richiamare la scrittura per modificarla o annullarla. Nell'esempio non è stato indicato questo numero; al suo posto appare «??».
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Eventuali buchi o salti nella numerazione della prima nota non sono influenti nella stampa del libro giornale perché in quella occasione le scritture sono rinumerate automaticamente. |
La data di registrazione viene proposta automaticamente usando la data dell'orologio dell'elaboratore, ma spesso deve essere cambiata. Se al posto della data di registrazione si inserisce il numero zero si ottiene di terminare l'inserimento, ma è sufficiente premere [Esc] da questo stesso campo.
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Tutte le volte che si introduce una data nella procedura Spiga PC, questa va inserita senza le barre di divisione nel formato giorno, mese, anno; è la procedura stessa ad aggiungere le barre oblique. |
Quindi si presenta il campo {Causale} che si riferisce alla causale di contabilità che si intende adoperare per la scrittura in corso. Le causali di contabilità sono memorizzate nell'archivio delle causali di contabilità.
Il campo {Descrizione supplementare} consente di inserire una descrizione aggiuntiva, libera, che si accoda a quella della causale di contabilità. Se si ritiene che la causale di contabilità sia già abbastanza esplicita si può lasciare in bianco il campo.
Il campo {Numero documento} consente di annotare nella scrittura il numero del documento che giustifica la scrittura stessa. La compilazione del campo è obbligatoria solo se si tratta di una scrittura per l'emissione o il ricevimento di fatture e note di accredito; serve per facilitare la ricerca dei documenti.
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Il numero del documento si compone dell'indicazione di una serie, separata dal numero attraverso una barra obliqua. Questa serie può essere «nulla», oppure una lettera da «A» a «Z». Può darsi che si debba inserire prima la lettera corrispondente alla serie e dopo il numero. Nel caso non ci sia la seria, si lascia vuota questa indicazione. |
I documenti che hanno un numero possiedono anche una data; quindi il campo che segue si riferisce alla data del documento. La data del documento può essere precedente o al massimo uguale alla data della registrazione (è evidente che non si può registrare oggi un documento che deve essere emesso domani). Infine, alcuni documenti quali le fatture di acquisto, devono essere rinumerati; questo numero ulteriore viene chiamato numero di protocollo e va inserito nel campo {Protocollo N.}, che è da considerarsi obbligatorio per le fatture di acquisto, come già accennato.
Nella parte centrale della maschera, il corpo, si inseriscono le informazioni inerenti ai conti (che la procedura chiama «sottoconti») e agli importi. È possibile specificare una descrizione particolare per ogni conto (una causale di contabilità). In questa parte non compaiono mai i conti dell'IVA, a meno che si tratti delle operazioni di liquidazione e pagamento dell'IVA stessa.
Nella parte finale si inseriscono i dati relativi all'IVA, quando la scrittura lo prevede: acquisti, vendite, note di accredito.
Per comprendere questo funzionamento vengono inserite, in seguito, le scritture relative agli esempi seguenti. Per il momento viene descritto il procedimento, più avanti viene mostrato come compilare la maschera relativa.
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Per poter inserire queste scritture nella prima nota della procedura occorrono altri dati. Per prima cosa si cercano i codici dei sottoconti nell'archivio del piano dei conti:
Denaro e valori in cassa = 1.14.005;
Banca ITCS = 1.14.001;
Acquisti di merci = 6.45.001;
Fornitori = 2.20.001;
Clienti = 1.06.001;
Vendite di merci = 5.41.001;
Imposta di bollo = 6.55.001.
Come si può notare non sono necessari i codici dei sottoconti IVA; al loro posto servono i codici delle voci IVA che si trovano nell'archivio omonimo:
Aliquota normale 20 % detraibile = 4.
Esclusa art. 15 = 26.
Occorre indicare i codici del cliente e del fornitore specifici. Questi si trovano rispettivamente nell'archivio dei clienti e nell'archivio dei fornitori:
Fornitore Tuttohardware = 4;
Cliente Alberoni = 10.
Inoltre, occorre indicare il codice delle causali di contabilità, le descrizioni. Queste si trovano nell'archivio omonimo:
Prelevamento = 8;
Acquisto = V/ Fattura = 3;
Vendita = N/ Fattura = 1.
Si suppone che la fattura di acquisto sia la prima che viene ricevuta nell'anno solare (anche se ciò è un po' strano), pertanto viene protocollata con il numero uno.
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Il numero di registrazione che appare sulla maschera in alto, non corrisponde necessariamente al numero di riga del giornale bollato (quello formale) e non è importante quale sia il numero attribuito dal programma per la registrazione che si effettua. Le operazioni vengono riordinate e rinumerate in base alla loro data di registrazione. |
I dati sono completi e si può procedere all'inserimento della prima nota tramite la procedura. Seguono le quattro maschere corrispondenti alle quattro scritture. Si suggerisce di attenersi alle date indicate, per mantenere uniformità con gli esempi successivi.
La prima registrazione è un esempio di scrittura senza collegamenti con i registri IVA:
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Si tratta di quelle scritture a seguito delle quali si deve provvedere all'aggiornamento dei registri IVA. Si tratta in generale di registrazione delle:
fatture di acquisto - registro IVA acquisti (registro acquisti);
fatture di vendita - registro IVA vendite (registro fatture);
note di accredito ai clienti - registro IVA vendite (storno);
note di accredito dai fornitori - registro IVA acquisti (storno).
Quando viene registrata un'operazione del genere, non appare il sottoconto IVA («IVA nostro credito» o «IVA nostro debito») ma il codice riferito all'archivio IVA, proprio per automatizzare la registrazione nel registro IVA relativo.
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Una volta confermata la registrazione precedente la procedura potrebbe chiedere se si vuole «aggiornare lo scadenzario». Lo scadenzario è un promemoria per le scadenze e non è essenziale per la contabilità generale. Si può rispondere con la lettera n (no). Lo stesso vale per le altre registrazioni in cui appare questa richiesta. |
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La scrittura n. 4 che segue contiene delle spese di trasporto documentate che devono figurare nel registro IVA (acquisti in questo caso) come voce esclusa secondo l'articolo 15.
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Si termina l'inserimento delle scritture premendo il tasto [Esc] quando il cursore si trova nel campo della data di registrazione.
Contabilità}, {Stampa prima nota} Per fare un controllo della prima nota inserita è possibile effettuare una stampa della stessa. Questa stampa non è obbligatoria per legge e una volta usata (vista e controllata) può anche essere gettata. Per ottenere questa stampa occorre richiamare la funzione {Stampa prima nota} che si trova nel menù {Contabilità}.
Si ottengono le due maschere seguenti. Per generare la stampa del mese di giugno, è opportuno compilarle come indicato.
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Alla fine appare una richiesta di conferma alla quale, rispondendo con la lettera s, segue la stampa. Terminata la stampa si ripresenta la prima di queste due maschere. Per terminare basta premere [Esc] quando il cursore si trova nel campo della data.
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È importante stampare la prima nota in questo momento, per verificare di avere compreso il lavoro fatto. È importante riuscire a interpretare tutte le informazioni che appaiono su questa stampa. |
Contabilità}, {Stampa libro giornale} Ogni mese, almeno, vanno effettuate delle stampe; le più importanti sul cosiddetto «bollato», ovvero sulla carta a modulo continuo che è stata vidimata e bollata preventivamente. La prima di queste è il libro giornale. Per ottenerla si deve selezionare dal menù {Contabilità} la funzione {Stampa libro giornale}. Si ottiene così la maschera seguente:
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Il cursore si presenta sul campo {Mese} all'interno del quale si deve inserire il numero (di due cifre) del mese che si vuole stampare. Quindi segue il campo {Anno} che deve contenere le ultime due cifre dell'anno di cui si vuole la stampa. Per ottenere la stampa del giornale riferita alle scritture viste in precedenza si devono mettere i valori 06 per il mese e le due cifre dell'anno usato (80).
Il campo {Opzione prova/bollato} permette di stabilire se si tratta di una stampa di prova o se è quella definitiva. La differenza sta nel fatto che una stampa di prova deve poter essere ripetuta, proprio perché è una prova; mentre, una volta fatta la stampa definitiva sulla carta vidimata, questa non deve essere più ripetuta. Per sicurezza è opportuno inserire la lettera p che sta per «prova». Nel caso venga richiesta una stampa definitiva, prima di iniziare la stampa, la procedura richiede un'ulteriore conferma, suggerendo di eseguire prima le copie di sicurezza. Infatti, se prima della stampa definitiva si effettuassero le copie degli archivi dell'azienda, si potrebbe, ricopiando gli archivi stessi, ripetere la stampa. Si pensi al caso in cui la carta del giornale bollato si strappa e, pur dovendola conservare, è necessario ripetere la stampa.
Al termine della stampa si ripresenta la stessa maschera; per terminare basta premere [Esc] quando il cursore si trova nel campo del mese.
Contabilità}, {Gestione partitari} La stampa delle schede contabili, ovvero dei partitari, permette di ottenere i mastrini, utili per poter avere una migliore visione della situazione della contabilità. Una volta selezionata la funzione {Gestione partitari} dal menù {Contabilità} appare questo riquadro:
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Per ottenere una stampa parziale si può scegliere la voce {Stampa a scelta}. Si ottiene la maschera seguente.
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Si stampi la scheda del conto «IVA nostro credito». Per farlo, è necessario specificare il codice nel campo {Codice conto}, ma si può usare il tasto [F2] per ottenerlo dall'elenco dei conti disponibili. La stampa inizia solo quando, dopo aver indicato il conto o i conti da stampare, si conclude con il campo {Codice conto} vuoto, premendo il tasto [Invio].
Contabilità}, {Stampa registri IVA} Per stampare i registri IVA si procede in maniera analoga alla stampa del giornale. Dal menù {Contabilità} si seleziona la funzione {Stampa registri IVA}. Si ottiene una maschera simile a quella della stampa del libro giornale, ma va utilizzata due volte, per stampare i due registri (acquisti e vendite).
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A differenza della maschera per la stampa del giornale, compaiono alcuni nuovi campi nella parte centrale. Questi servono a identificare esattamente quale registro IVA si vuole stampare. Il campo {Tipo registro} serve a stabilire se si vuole il registro IVA degli acquisti, a o quello delle vendite, v (nella tabella dell'anagrafica azienda è stato specificato l'uso di questi due soli registri, pertanto gli altri non possono essere stampati). Il campo {Numero registro} permette di specificare il numero di registro da stampare; per quanto riguarda la simulazione a cui si fa riferimento, esiste solo un registro per gli acquisti e uno per le vendite, quindi per stamparli si deve indicare sempre solo il numero uno. Gli altri campi possono essere lasciati con il valore predefinito dalla procedura.
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Il numero e il tipo di registri utilizzati vengono determinati nella tabella dell'anagrafica azienda (sezione 559.2), nella zona protetta dalla parola d'ordine: { |
Nella gestione della contabilità si possono distinguere le operazioni in tre semplici categorie:
operazioni giornaliere;
operazioni mensili;
operazioni annuali.
Le operazioni giornaliere consistono nella registrazione delle operazioni e nel loro controllo. Le operazioni mensili consistono essenzialmente nelle stampe obbligatorie: giornale e registri IVA. Le operazioni annuali sono quelle che riguardano la chiusura dell'esercizio e la riapertura.
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Giunti a questo punto, si devono raccogliere le stampe appena fatte di: prima nota, libro giornale, partitari, registro IVA vendite (registro fatture di vendita), registro IVA acquisto (registro fatture di acquisto). I fogli vanno riuniti ordinatamente con un punto metallico o con un fermaglio. Non c'è valutazione per questo lavoro, ma possono servire come promemoria e raccogliendole in questo modo si evita di fare confusione con le esercitazioni successive. |
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Prima di proseguire si devono leggere le stampe fatte fino ad ora, cercando la corrispondenza con le scritture proposte a partire dalla spiegazione sul funzionamento della contabilità generale attraverso la prima nota (sezione 561.3). Se ci sono dubbi sull'interpretazione dei contenuti, è bene consultare l'insegnante. |
Appunti di informatica libera 2006.07.01 --- Copyright © 2000-2006 Daniele Giacomini -- <daniele (ad) swlibero·org>
Dovrebbe essere possibile fare riferimento a questa pagina anche con il nome uso_normale.htm
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